De volle agenda valkuil (een andere kijk op werk)

Ik beschouw mezelf niet als een man dat pretentieus doelen najaagt en daarbij alles zo plant en indeelt dat het halen van de gestelde doelen een vanzelfsprekendheid wordt. Ik ben eerder iemand die doelen verafschuwt omdat het mij een gevoel geven dat ik iets MOET.

En toch boek ook ik vooruitgang, dat is fijn om te weten, want ondanks mijn haat liefde relatie met werken groeit mijn bedrijf en zijn mijn klanten tevreden en zo ook mijn medewerkers.

Hoe komt het dat er sprake is van vooruitgang terwijl ik nauwelijks doelen stel en mijn tijd niet effectief benut?

Om deze vraag te beantwoorden moeten we o.a. stil staan bij het begrip 'effectiviteit'.

Wat is effectiviteit en waneer bij je effectief bezig?

Effectiviteit heeft volgens mij niets te maken met je agenda helemaal vol proppen met afspraken of met dingen die gedaan moeten worden.

Ik ben van mening dat minstens 60 procent van 'het werk' dat wij doen ons niet echt vooruit brengt dus waarom zou ik mijn agenda volproppen met 'doen dingen'?

Laat ik de stelling hierboven even zelf uitdagen, denk goed na over de volgende vragen. Hoeveel van het werk wat jij doet vind je zelf toedoen? En hoeveel van het werk wat jij doet doe je enkel uit plichtbesef voor je baas of je chef?

Mijn medewerkers krijgen met mij te maken als ze na een dienst niet hebben gerapporteerd. Rapporteren is belangrijk krijgen ze te horen maar niemand tot nu toe heeft mij gevraagd waarom dit zo is, en wat ik doe met al die dagelijkse rapportages. Dat ze het rapporteren niet in twijfel stellen verbaast mij want meerdere keren heb ik mij dat afgevraagd. In mijn leven heb ik zo vaak moeten rapporteren maar wat gebeurt er met al die rapportages, wie leest ze en waarom.

Natuurlijk is rapporteren niet het beste voorbeeld om aan te halen aangezien ik zelf het nut daarvan inzie maar ik zou het fijn vinden als mijn medewerkers kritischer naar ons werk zouden kijken en bij elke taak de vraag zouden stellen: waar dient dit voor? brengt dit ons verder? Tot welke doel dienst dat wat ik nu doe.

Je ziet het, ik ben een groot voorstander van zelfbewust bezig zijn. Later zal ik uitleggen waarom ik dat ben, het heeft te maken met gezond bezig zijn en het voert terug naar de tijd waarin ik opgroeide binnen een gezin van hard werkende mensen.

Nu even naar het begrip 'agenda'.

Jawel, ik heb een agenda, sinds kort trouwens, zo'n ding dat voor je zou moeten werken maar dat bij oneigenlijk gebruik kan voelen als een ketting aan je voeten.

Dat ik een agenda heb betekent hier niet dat ik dienstbaar moet zijn aan dit machtig instrument, ik ben van mening dat de agenda mij dienstbaar moet zijn en niet andersom. En toch zie ik om mijnheer mensen die zich door hun agenda laten leiden, ze rennen achter hun agenda en hun afspraken alsof ze een bus hebben die ze niet mogen missen.

En zo is dat ook vaak.

En dus plan ik zo min mogelijk in en doe precies dat wat gedaan moet worden en niet meer dan dat. Want ik ben een voorstander van een agenda dat voor je werkt en niet van de ketting aan je voeten of de bus die je MOET halen.

En weet je wat het mooiste is van mijn aanpak? Het werkt, althans...het werkt voor mij. Het werkt omdat het mij het gevoel geeft dat ik vrij ben om mijn werk zelf in te delen.

Later leg ik je uit waarom ik zo ben gaan werken. Maar laten we eerst nog meer om dit gegeven heen blijven bewegen. Wat betekent het hebben van een agenda dat vrijwel leeg is. Wat voor voordeel heeft het om je agenda niet helemaal vol te stouwen met taken?

Het heeft vele voordelen maar wat ik vooral belangrijk vindt is het ervaren van controle over mijn werk.

In mijn agenda staan de taken die echt moeten, die urgentie hebben en gedaan moeten worden, vaak zijn het structurele taken zoals het boeken van bonnen, het roosteren van medewerkers, het sturen van facturen en het betalen van de medewerkers maar ook de nodige afspraken, veel van mijn werk bestaat uit het aansturen van mijn medewerkers en in gesprek gaan met mijn klanten. Om de zoveel tijd komen die afspraken in mijn agenda en de rest...de rest hou ik het liefst leeg.

En wat met al de vrije ruimte in mijn agenda dan? Hoe zorg ik ervoor dat ik effectief met mij tijd om ga hoor ik je stilletjes afvragen.

Laat ik zeggen dat de taken die erbij komen bestaan uit werkzaamheden die toe doen, het is werk dat diep van binnen komt, werk dat toe doet omdat het werk is dat pas van zich laat spreken als de urgentie daar is Het is dus noodzakelijk werk zoals vandaag. Wat kwam vanochtend in mijn agenda terecht waren de volgende taken:

- planten water geven

- stofzuigen van de activiteitenruimte

- opruimen kantoor.

Je zou kunnen denken dat dat geen bijzonder belangrijke taken zijn want ze hebben niets te maken met het aantrekken van nieuwe klanten of strategisch denken over hoe om te gaan met mijn personeel maar dan heb je het mis. Het in orde maken van mijn werkomgeving zie ik als een belangrijke taak want als mijn kantoor een rommel is kan ik mij niet goed concentreren en als de activiteitenruimte niet in orde is kunnen mijn medewerkers niet goed uit hun voeten met de activiteiten die ze willen uitvoeren.

Laat ik het nog meer verduidelijken.

Mijn taak binnen mij eigen bedrijf is niets anders dan dienstbaar zijn aan het primair proces, wat voor een prachtvoorbeeld is het als de baas de werkruimte zelfstandig staat schoon te maken, het gaat hier niet alleen maar om dienstbaarheid maar ook om het geven van een goede voorbeeld.

Als ik laat zien dat ik waarde echt aan orde heeft dit een krachtige uitwerking op mijn medewerkers, althans...dat hoop ik. Als baas heb je een voorbeeld functie en dat komt tot uiting door hoe je in het leven staat. Wat deed ik vandaag nog meer met de vrije tijd in mijn agenda?

Ik houd van water, het liefst golfsurfen, dat doe ik al 30 jaar maar nu dat ik bijna 50 ben (aanstaande november) merk ik dat de drang om ook in de winter te surfen minder is geworden, beschouw me maar als een mooi weer surfer want dat is wat ik met de jaren ben geworden, ik zit er niet mee, ik weet waar mijn behoeftes liggen en mij voor iemands bewijzen hoef ok al lang niet meer. Zonder water kan ik niet leven, ik moet het water in, het liefst dagelijks, het is een kwaal dat in de familie zit (mijn broer is professioneel kitesurfer)

Dus probeer ik minstens 2 x per week aan banen zwemmen te doen en ik sta regelmatig onder de douche.

Wat ik vanochtend heb gedaan met de vrije ruimte on mijn agenda?

Juist...dat

En gisteren ook....

Werken? Ja..zwemmen is zeker werken, het is niet makkelijk om een uur lang borst crawlend je weg te vinden tussen de vriendelijke doch uiterst vervelend in de weg zittende praatgrage daaluur zwemmers, het is een uitdaging op zich om de overkant te halen zonder mensen aan te raken. En toch is het heerlijk werken.

Werken omdat het zwemmen voor mij gelijk staat aan een aantal doelen, denk aan het opbouwen van doorzettingsvermogen, het werken aan conditie, tussen de mensen bewegen (inclusie, zowel letterlijk als figuratief)

Zwemmen geef mij de tijd om in alle rust na te denken over de koers die ik moet varen, het geeft mij de tijd om na te denken over van alles. Zwemmen geeft mij rust om vanuit die rust het geheel te overzien, en vanuit rust komen de mooiste ingevingen die ik dan later kan gaan aanpakken.

Dat is voor mij het nieuwe werken.

Dit geldt trouwens ook voor het nemen van een verfrissende douche.

En ik ben niet gek want onderzoek heeft uitgewezen dat juist onder de douche de meest innovatieve ideeën ontstaan, daar waar je jezelf de tijd gunt om tot inkeer te komen. Dit geldt dus voor zwemmen, douchen, wandelen en duim zuigen (jazeker, google de heilzame en spirituele werking van het duimzuigen en je staat versteld van wat je leest!) Maar het geldt niet voor tijd spenderen op kantoor, op kantoor is nooit iemand op een fatsoenlijke idee gekomen, hoe zou dat komen?

Toen ik een half jaar geleden mijn kantoor kreeg was ik erg blij dat ik dat voor elkaar had gekregen. Ik had in een half jaar een mooie grote activiteitenruimte opgezet waar mijn medewerkers aan de slag konden zodat ze iets meer tot hun beschikking hadden als ambulant begeleider. En een paar maanden later had ik dus een kantoor, in hetzelfde gebouw, vlak onder de Ruimte, ideaal.

Ik ging aan de slag en toverde binnen no time een kantoor naar mijn smaak, met plek voor mijn vakliteratuur en voorzien van alle kantoorbenodigdheden die je kan bedenken. Ik ging direct 3 whitebords en zonder het te weten viel ik in het 'volle agenda' valkuil.

Let op! Ik had toen nog geen agenda aangeschaft en toch waren binnen afzienbare tijd alle drie de whiteboards volgestopt met informatie, van checklisten tot aan roosters, van telefoonkosten van medewerkers tot aan to do lijstjes.

De whiteboards werden mijn volle agenda en ze waren reusachtig aanwezig.

Mijn werkplek was tiptop en ik voelde me lamlendig want ik had geen zin om naar kantoor te gaan.

Ik begreep het niet, dit had ik zelf gecreëerd en dit was wat ik wilde, waarom ervoer ok dan zo'n sterke weerstand?

Het heeft een paar maanden geduurd voor ik het door had. Eerst gaf ik de schuld aan dat ik gewend was om vooral in de avonduren mijn kantoorwerk te doen, het was dus kwestie van wennen aan een andere ritme. Ik moest op gang komen.

Maar ik kwam niet op gang, ik dacht dat het kwestie van tijd zou zijn voor ik gewend was aan mijn nieuwe werkplek maar wennen deed het niet, ik verstarde zodra ik het kantoor binnen trad.

Wat was er aan de hand?

Ik ging bij mezelf te raden, hoe komt het dat ik die weerstand ervoer? Wat was de oorzaak daarvan?

Een paar maanden heb ik het geprobeerd, ik ging naar kantoor (want zo noemde ik het dan) en stelde mij voor als iemand die daar kwam om bepaalde werkzaamheden te verrichten, dus deed ik wat van mij verwacht werd maar ik werd er niet bepaald gelukkig van.

En toch had ik tot die tijd het roosteren en de administratie altijd wel gedaan en zonder weerstand (niet dat dit mijn lievelingstaken zijn maar ze moeten gedaan worden dus doe ik het, simpel, no worries) maar nu dat ik een plek had gecreëerd waar ik in alle rust daar aan kon werken leek dit nou juist iets wat me tegen zat. Onbegrijpelijk want al die avonden dat ik tussen het naar bed brengen van mijn kinderen in en het blaffen van de hond in probeerde te werken fantaseerde ik van deze plek, van deze ruimte waarin ik ongestoord kon werken maar zodra ik daar was, in mijn heilige ruimte bleek dit niet wat het was, ik was niet happy en kwam niet tot werk toe.

Uiteindelijk kwam ik erachter wat er speelde, er was hier sprake van de volle agenda valkuil!

Zodra mijn kantoor een feit was had ik die ingericht als een volle agenda, alles aan mijn kantoor herinnerde mij aan al het werk wat gedaan moest worden en dit verstaarde mij. Ik voelde mij bij het binnentreden van het kantoor niet meer degene die controle had over het werk, het voelde alsof het werk controle had over mij en daar zat ik niet op te wachten. Dit was niet wat ik in gedachte had toen ik vijf jaar geleden mijn bedrijf vanuit een zolderkamer had opgezet.

Ik was blij met de vooruitgang maar ik ben van een generatie die het gevoel moet hebben dat hij vrij is om zijn werk in te delen.

Ik ben in 1968 geboren in een familie van ondernemerers. Mijn oma, mijn vader, mijn broer hebben allemaal een eigen bedrijf gehad en met succes. Maar ik heb ook gezien hoe mijn ouders aan hun eigen succes onderdoor zijn gegaan, ik kan mij vandaag de dag nog goed herinneren hoe moeilijk mijn moeder liep, gebukt onder het werk. Zelf werkte ik ook in het bedrijf naast mijn studie, voor een habbekrats, omdat het hoorde dat je je ouders hielp, omdat het je ouders waren, niet omdat ik zo zot was op het werk in de Bruna filiaal dat mijn ouders runden.

Als 18 jarige was het mij duidelijk dat werken loont maar dat werken je ook vastbindt.

Ik kan mij goed herinneren dat het een plicht was om een zaak te runnen, een plicht dat van maandag tot en met zondag door ging en van 7.00 uur in de ochtend tot 's avonds laat. Ik weet nog dat ik in de zomer vier dagen vrij had gevraagd aan mijn ouders, om naar Frankrijk te gaan om te surfen. Pas op de laatste dag kwamen er golven en toen vroeg ik mijn ouders of ik nog 1 dag kon blijven om die golven te kunnen rijden en het antwoord was NEE.

Een harde NEE dat voor altijd in mijn geheugen is gebleken, want ik weet dat ik het heel erg vond dat ik op dat moment niet de vrijheid had om te mogen blijven toen de omstandigheden dat aan mij vroegen, toen de golven er bijna waren, de rede vam mijn lange reis lag voor het grapen maar het weerd een Tantalus kwelling, een net niet bereikbaar ideaal en ik gaf het werk in de zaak de schuld en ik vond het erg, ik vond dat mijn ouders mij konden missen, mijn eigen verlangem mowat ik opzij schuiven en ik vond het oneerlijk.

Dit raakte mij diep, en het raakt mij nu nog steeds. Wellicht denk je nu dat ik een pussy ben en niet van werken houd en dat ik klaag omdat ik uit de x generatie komt, een generatie dat werk nooit op de eerste plek heeft gezet maar nee, ik houd van werken maar ik houd ook van mijzelf, dat is misschien het verschil.

Ik wil niet zeggen dat mijn ouders niet van zichzelf hielden maar als je ervoor zorgt dat je werk je ziek maakt dan begrijp ik dat niet. Mijn vader zou nu reageren met: 'we hadden geen keuze, we moesten nu eenmaal een gezin onderhouden.'

Ik begrijp dit en toch....wie is nu de baas?

Uiteindelijk heeft het werk mijn ouders ziek gemaakt. Mijn moeder heeft de 59 niet eens gehaald, ik wil niet zeggen dat dit kwam door het te veel werken maar ik weet dat ze wel gebukt ging onder vele kwalen waaronder nekklachten van het dagelijks tillen van stapels tijdschriften, gewrichtpijnen. Mijn vader kreeg ook veel te verduren en was dolblij toen hij de zaak had verkocht.

Van de kant van mijn vrouw idem dito.

Je begrijp wel dat toen ons gevraagd werd om de zaken over te nemen (respectievelijk de bloemenzaak en de oorzaak) zowel mijn vrouw als ik voor de eer bedanken.

In plaats daarvan maakten we allebei onze studie af en kochten daarna een enkeltje Bangkok. We kwamen pas terug na twee en een half jaar reizen en vol levenservaring.

En toch houd ik van werk en wil ik mijn gemeenschap van nut zijn, vandaar mijn keuze om direct na mijn reis aan de slag te gaan als docent in Moerdijk en Laak, het was bikkelen in de zogenaamde probleemwijken, als leeraar kreeg je geen respect maar je moest dit verdienen, dat was heftig maar het was een goede leerschool. Ik leerde vooral mijzelf te respecteren, wat accepteer je wel en niet van de ander.

Het heeft mij geleerd in de juiste verhouding te staan tussen wat ik belangrijk acht en wat de ander belangrijk acht. Ik hield me stand en wist mijn het zen aan te geven en zo de orde te bewaken binnen de relatief veilige kaders van mijn klaslokaal terwijl buiten granaten door de portiek vlogen (is in het nieuws geweest, de onrust in de Schilderwijk en Laak na de aanslag van 9/11).

Waarom ik dit aanhaal, misschien om je te laten zien dat ik werk niet verafschuw, ongeacht wat de werkomstandigheden.

Ik houd juist van werk maar net als anderen van mijn generatie ben ik op zoek naar een andere invulling van het begrip.

Wat ik pleit is dus een andere kijk op werk.

'Iet's work, be proud' zingen de Rolling Stones en ik zing met ze mee maar op mijn eigen manier.

Wat vind mijn generatie belangrijk als het gaat om werk?

Als ik naar mij zelf kijk merk ik dat ik het belangrijk vind om even veel tijd te investeren in zowel werk als in mijn gezin en familie. En mijn haren zijn een paar keer overeind gegaan toen ik in het verleden een baas voor mij had staan die vond dat werk voor alles moest staan.

Ik sta voor een eerlijke verdeling van privé en werk tijd omdat ik vind dat we een rol moeten kunnen spelen zowel thuis als in de maatschappij. En ik durf verder te denken, ik vind dat je daarnaast ook een gezonde hoeveelheid tijd aan jezelf mag besteden, om je boeken te kunnen lezen of om te sporten als je dat prettig vindt.

Ik denk simpel: hoe meer ik investeer in mijzelf hoe meer energie ik heb om terug te geven aan mijn gezin en aan de maatschappij.

Ik pleit dus voor een gezonde balans.

Zo sta ik ook tegenover mij medewerkers en mijn klanten, ik wens iedereen veel tijd om er voor hun gezinnen er te zijn en daar wanneer het werk het vraagt, bijvoorbeeld als er crisissituaties binnen een gezin is en extra begeleiding nodig is, vraag ik extra commitment van mijn medewerkers en ik heb gemerkt dat ik daar op kan rekenen. Blijkbaar klopt de gezegde wel van 'wie goed doet goed ontmoet 😊

Nu even terug naar het kantoor.

Toen ik besefte dat ik in de valkuil van de volle agenda was beland ben ik mijn kantoor anders gaan inrichten.

De volle whitebords hebben nu plaats gemaakt voor een moodbord, een bord dat uitdrukt waar ik voor sta, een bord dat inspireert en mij tot werken toe zet, dat in tegenstelling tot de oude whitebord dat mij wees op het werk wat gedaan moet worden (Ik hoef niet gewezen te worden op wat ik moet doen, ik weet prima wat er moet gebeuren).

Het kantoor heeft nu meer dan voorheen een klassieke uitstraling dat mij nodigt tot bezinning. Naast de boekenkast staat nu een leren stoel want mijn literatuur staat daar niet voor niets, het is geen porceleinenkast, ik gun mij de tijd om vakkennis up to date kan houden.

Centraal op kantoor staat nu de grote whiteboard. Het staat daar nogal leeg te staan, net als mijn agenda. Maar net als mijn agenda en inherent aan mijn werk weet mijn whiteboard om de zoveel tijd zich te vullen met allerlei soorten informatie. Geen statische informatie dat zet tot werken maar informatie dat de uiting is van het werk zelf. De grote whiteboard is een plek waar werk wordt verricht, het dient als werkruimte om er ideeën op te kladden, deze ideeën uit te werken en meer...het is een plek wat ik graag met mijn medewerkers betreed, waar brainsessies worden houden, waar nieuwe strategieën worden verkend. Het is een organisch en levend instrument geworden en het is pas functioneel wanneer dat nodig is, wanneer de omstandigheden het vragen, net als dat ik pas functioneel ben wanneer dat nodig is. Mijn grote whiteboard vindt het net als mijn agenda en ik het niet erg wanneer het schoongeveegd wordt en wanneer het kan rusten om zo voldoende veerkracht te ontwikkelen om effectief te blijven.

Wat een zelfbewuste whiteboard is het geworden, ik ben er trots op!

En nu dat jij dit stuk heb doorgenomen heb ik een opdracht voor je, zodat het lezen van dit stuk je aanzet tot iets waar je wellicht later iets aan overhoudt.

Hoe kijk jij naar je werk, ben je tevreden met je manier van werken? wat ik je wil vragen is: hoe effectief ben je?

Roger Vogelezang